Oproeping leden voor ALV enkel op website is in strijd met de wet  03-11-2014

Door Lars Westhoff

Van september tot en met oktober is traditiegetrouw voor voetbalverenigingen de maand waarop de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering plaatsvindt. Tevens het moment dat de statuten en reglementen uit de kast worden gehaald om na te gaan hoe het een en ander voor en tijdens de algemene ledenvergadering ook al weer behoort te gaan. Middels dit artikel een handreiking en opfrissing rond de bijeenroeping van de algemene ledenvergadering en het oproepen van de leden.

 

Onderscheid bijeenroepen en oproepen

De wet maakt in tegenstelling tot de literatuur, geen onderscheid in het bijeenroepen (het besluit van het bevoegde orgaan de algemene vergadering te houden) en het oproepen van de leden (de uitnodiging c.q. oproep aan de leden de algemene vergadering bij te wonen). Zeer van belang is dat de ledenvergadering op een juiste wijze wordt bijeengeroepen en de leden op de juiste wijze opgeroepen. Mocht de ledenvergadering niet op een juiste wijze worden bijeengeroepen, dan is er overeenkomstig de wet geen sprake van een bijeenkomst die als algemene vergadering kan worden gekwalificeerd en dus zijn de genomen besluiten tijdens die bijeenkomst niet-genomen besloten. Dit is derhalve een element om bij stil te staan.

 

Bijeenroepen en oproepen

De wet bepaalt dat jaarlijks ten minste één algemene ledenvergadering plaats moet vinden waarin het bestuur zich (financieel) verantwoord en goedkeuring vraagt aan de algemene ledenvergadering. Deze algemene (leden)vergadering moet binnen zes maanden worden bijeengeroepen na het afloop van het boekjaar (vaak gelijk gesteld aan het seizoen). Daarbij zijn er diverse omstandigheden, die het bestuur dwingen om een algemene vergadering bijeen te roepen.[1] De wijze van oproeping staat beschreven in de statuten. Te doen gebruikelijk is, dat de leden per brief of mededeling in het verenigingsblad worden geïnformeerd. Daarbij dient de in de statuten vermelde termijn in acht genomen te worden.

 

Elektronisch oproepen

Bij veel verenigingen worden leden enkel opgeroepen langs elektronische weg. Bijvoorbeeld door een e-mail of een enkele mededeling op de website. De Wetgever heeft in 2006 elektronische oproeping mogelijk gemaakt. De Wetgever heeft hier echter wel een aantal voorwaarden aan gesteld: het lid moet met elektronische oproep hebben ingestemd, daarvoor een adres kenbaar hebben gemaakt en het bericht moet leesbaar en reproduceerbaar zijn.

De toestemming moet uitdrukkelijk zijn verkregen. Dit kan bijvoorbeeld voor nieuwe leden door dit aan te geven op het aanmeldingsformulier. De reproduceerbaarheid en leesbaarheid zien op het voorkomen van het enkel mondeling oproepen.

 

Problemen

Indien geen uitdrukkelijke toestemming is verkregen van de leden, kan derhalve niet worden volstaan met een e-mail en publicatie op de website van de oproep de algemene vergadering bij te wonen. Ook al is toestemming verkregen, dan is met oproepen niet gelijkgesteld het plaatsen van de oproep op de website. De wet spreekt immers van het toezenden van het bericht naar een door het lid bekendgemaakt adres en niet van publicatie.

Het onjuist oproepen van de leden maakt dat de besluiten genomen op de algemene ledenvergadering, vernietigbaar zijn. Het niet volgen van de juiste procedure kan derhalve enorme gevolgen hebben voor alle besluiten die in het verleden zijn genomen. Het is derhalve van groot belang dat sportverenigingen van een juiste wijze van bijeenroepen doordrongen zijn.

Mocht U naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben, of meer informatie wensen, schroom dan niet om contact met ons op te nemen.

Lars Westhoff

Juridisch Sportloket – Vissers Advocatuur


[1] Denk aan omzetting, ontbinding, fusie, statutenwijziging en splitsing.